في سعيها لتعزيز ثقافة التوثيق والاحتفاظ بالذاكرة المؤسسية، استضافت دائرة المالية المركزية بالشارقة فعالية “قافلة الوثائق” بالتعاون مع دار الوثائق في إمارة الشارقة. جاءت هذه الفعالية ضمن احتفالات أسبوع الأرشيف العالمي، وتهدف إلى جمع الوثائق القديمة والملفات التاريخية، مما يعكس التزام الشارقة بتعزيز الوعي بأهمية التوثيق بين الموظفين.
ترسيخ ثقافة التوثيق المؤسسي
عبرت عائشة ليواد، رئيس مجموعة الوثائق والأرشيف في دائرة المالية المركزية بالشارقة، عن أهمية الوثائق، قائلة: “الوثيقة ليست مجرد ورقة، بل ذاكرة تحفظ مسيرة العمل والإنجاز، ومرآة تعكس تطور المؤسسات.” من هذا المنطلق، تهدف المشاركة في فعالية “قافلة الوثائق” إلى ترسيخ ثقافة التوثيق المؤسسي وحفظ السجلات التي تشكل جزءًا حيويًا من ذاكرة الإمارة وتاريخها. هذه المبادرات تعزز من الثقافة الوثائقية بين موظفي الدائرة، وترفع الوعي حول قيمة الوثائق والسجلات وأهمية المحافظة عليها والتعامل معها بشكل سليم.
كما أضافت ليواد أن تعزيز ممارسات التوثيق بشكل ممنهج يساعد في رفع كفاءة العمل ودعم الشفافية وتيسير الوصول إلى البيانات والمعلومات عند الحاجة. وقالت إن “هذا يعزز من جودة القرارات، ويُكرّس نموذجًا مؤسسيًا مستدامًا يتماشى مع رؤية حكومة الشارقة في التميز الإداري.”
معرض “الأول في الشارقة”
شهدت الفعالية تفاعلًا واسعًا من موظفي الدائرة، حيث تم تنظيم معرض توثيقي بعنوان “الأول في الشارقة”، الذي سلط الضوء على أهم المحطات التاريخية وأبرز إنجازات الإمارة في مجالات متعددة. كما قدمت دار الوثائق ورشة تخصصية بعنوان “الوثيقة أمانة”، تناولت عدة محاور تعريفية بمفهوم التوثيق، وأنواع الوثائق، ومراحل معالجتها وترميمها. وهدف هذا النشاط إلى توفير المعرفة حول كيفية حفظ الوثائق وفقًا للمعايير العالمية المعتمدة، وإتاحتها للجمهور، مما يُعزز من دور الوثيقة كأداة معلوماتية ومعرفية يمكن الاعتماد عليها.
تشجيع الموظفين على إثراء الذاكرة التاريخية للشارقة
كما تم خلال الفعالية تسليط الضوء على أبرز إصدارات دار الوثائق، حيث تم تشجيع الموظفين على المساهمة في إثراء المخزون التاريخي للإمارة من خلال تقديم أي وثائق أو مستندات قد تكون ذات قيمة. تؤكد دائرة المالية المركزية حرصها على التعاون المستمر مع الجهات المتخصصة في هذا المجال، من أجل تعزيز منظومة إدارة الوثائق الحكومية وتحفيز ثقافة التوثيق بوصفها جزءًا من الهوية المؤسسية الرائدة للشارقة.